Att sätta ihop ett stort evenemang som en festival kräver lite kunskap om bokning och vem som är vem i din lokala musikscen, men det är inte alls omöjligt. Vem som helst kan organisera en festival, även på en liten ort. Det gäller bara att vara villig att spendera tid på planering och logistik. Det handlar om att arbeta tillsammans som en gemenskap.
Festivalens syfte
Du kan naturligtvis ordna en festival bara för att det är roligt. Men de mest framgångsrika evenemangen är byggda kring ett uppdrag eller ett syfte. Fråga dig själv vad du vill att festivalens syfte ska vara. Alla stora evenemang har något som gör att de sticker ut. Vad är speciellt med ditt?
När du har kommit fram till syftet är det enklare att komma på vad du vill att festivalen ska erbjuda. Sätt ett mål för hur många medverkande artister och annat du vill inkludera, och börja sedan ta reda på vad det finns för intresse i ditt samhälle.
Budgetera för dina medverkande
Ta hänsyn till kostnaden för varje band eller artist och vad du förväntar dig för inkomster från biljettförsäljning och sponsring. Boka inte fler artister än du har råd med, skriv inte några kontrakt och lova inte någon betalning förrän du är helt säker på att du kan genomföra den.
Att sälja biljetter är en stor del av finansieringen, men du kanske även vill överväga sponsorer. Både små och stora lokala företag kan vara intresserade av att synas på området. Se till att du erbjuder sponsorerna något som passar just dem. Det kan vara placering av logotyper på reklamblad och affischer eller genom att ge dem ensamrätt till viss försäljning under din festival.
Samarbetar du med småföretag finns det också en möjlighet att stärka den lokala kulturen. Skulle du behöva extra pengar vid en oförutsedd utgift i samband med festivalen går det att ta ett tillfälligt blancolån. Glöm inte heller att undersöka om det finns bidrag att söka för att finansiera din festival.
Medverkande artister och underhållare
Det är inget fel med att ha en enkel uppsättning band och artister, särskilt om de är riktigt bra live. Lyckas du boka ett lite större band kan det även betyda att de har med sig egna fans. Något som verkligen kan hjälpa till att definiera din festivals identitet är att lägga till olika typer av framträdanden för att få en stor variation i utbudet.
Bli kreativ och blanda musik med performancekonstnärer, installationer, poeter, mat och annat som kan passa din festivals tema. Att mixa olika saker kommer att resultera i fler besökare och ett roligare evenemang. Det behöver inte nödvändigtvis vara relaterat till musik eller uppträdanden, utan det kan vara marknadsstånd, en fotohörna, modevisningar, någon som läser tarotkort eller andra lokala talanger.
Oavsett evenemang kan en bra DJ hjälpa till att hålla stämningen på topp mellan banden. På en festival kan de helt rädda dig under oväntade förseningar eller sena avbokningar. Genom att öppna med en gäst-DJ, kanske någon från ett band som redan är i uppställningen, kan en långsam start förvandlas till en riktig fest.
Planera för allt i detalj men ha en reservplan och var öppen för alternativa lösningar. Så gott som alla festivaler har börjat som små lokala evenemang en gång i tiden. Kanske nästa stora festival är din?